Personalkosten sind häufig der größte Ausgabenfaktor eines Unternehmens. Hier können Sie ansetzen: Je sorgfältiger Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiter vorbereiten und planen, desto mehr Effizienz erzielen Sie. Erhöhen Sie das Potenzial Ihrer Angestellten: Investitionen in die Weiterbildung zahlen sich meist schnell aus, denn mit den Fehlerquoten sinkt auch der Aufwand für Mehrarbeit. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter flexibler einsetzen. Hilfreich ist ein fester Stamm an spontan abrufbaren Aushilfskräften, mit denen Sie Ihre Kapazitäten schnell der Auftragslage anpassen können. So müssen Sie in ruhigeren Zeiten kein unbeschäftigtes Personal vorhalten.

Überwachen Sie Ihre Personalkosten durch tägliche Produktivitätsberechnungen (Umsatz pro Mannstunde) und optimieren Sie sie durch eine bedarfsgerechte Einsatzplanung. Streben Sie einen gesunden Mix zwischen Vollzeitangestellten und Aushilfen an!

Personalkosten sparen und optimieren Sie, wenn Sie sich mit der Zukunft beschäftigen und Ihre Personalplanung optimieren. Mit noch so detaillierten Auswertungen aus Ihrer Zeiterfassung laufen Sie den Problemen immer nur hinterher! Die Betrachtungsweise „Kostenfaktor Arbeitszeit“ weicht der „Investition Arbeitszeit“ mit Blick nach vorne. Agieren und nicht reagieren bringt Sie dem Ziel näher.

Ausgangspunkt für die Planung ist eine Arbeitszeit auf der Basis der Wochenarbeitszeit. Man unterscheidet drei verschiedene Arbeitszeiten: Vollzeit (37,5-Std.-Woche), Teilzeit mit unterschiedlicher Dauer (20, 25 oder 30 Std. pro Woche) und die so genannten Pauschalkräfte bzw. Minijopper. Sinnvoll sind „gerade“ Wochenstunden (wie oben) und nicht etwa gerade Monatsstunden (z.B. 110 - 130 Std.). Dies macht die Personalplanung einfacher und übersichtlicher. Planen Sie mit der Wochen-Arbeitszeit, und Sie haben jederzeit aktuelle und vor allem - im Gegensatz zum Monat - richtige Zeitkonten. Die Wochen lassen sich miteinander besser vergleichen, denn in jeder Woche verteilen sich 5 Arbeitstage auf 6 Wochentage.

Planen auch Sie nach der einfachen und immer gleichen Wochenarbeitszeit. Es ist fatal, wenn sich einerseits Umsatzdaten, Kundenauswertungen und Artikelstatistiken auf stündliche Werte beziehen und andererseits die Personalkosten nur im Monatsrhythmus betrachtet werden. Arbeitszeit auf Wochenbasis heißt nicht, diese wöchentliche Arbeitszeit nun regelmäßig auf die Woche zu verteilen! Diese Sollzeit schafft den Rahmen für die bedarfsgerechte Einsatzplanung mit Zeitkonto!
Wenn flexibel gearbeitet wird, stellt sich die Frage, wie denn gerechnet wird, wenn man krank ist oder Urlaub hat. Das Beste ist, sich für eine Methode zu entscheiden, die einfach und gerecht ist: für Urlaub und Krankheit wird für jeden Fehltag 1/5 oder 1/6 der Wochenarbeitszeit gerechnet. Das heißt bei der 1/6-Regelung, dass z.B. für einen Krankheitstag, an dem 9 Std. gearbeitet würde, nur 6 ¼ Std. gutgeschrieben werden. Aber: An einem anderen Tag mit nur 5 Std. Arbeitszeit erhält man auch 6 ¼ Std., genauso wie am Freizeittag, an dem man gar nicht arbeitet. Es gleicht sich alles wieder aus und die Organisation ist wesentlich einfacher!
Die 5 Personal-Einsatzplanungs (PEP)-Erfolgsschritte sind:

1. PEP-Analyse (Umsatz-, Kunden- oder Artikel-Frequenz , Stundenleistung, planbare / wiederkehrende Arbeiten, Umsatzunabhängige Aufgaben). Ideal ist, wenn die Frequenzberechnung automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem erfolgt.
2. Budgetieren in Geld und in Stunden! Frequenzschwankungen mit dem Ampelkonto ausgleichen. Die Budgetierung in Stunden ist die Basis für die Zeitwirtschaft.
3. Motivierende Arbeitszeit-Modelle mit einer unbürokratischen Zeitwirtschaft verbinden. Motivierende Arbeitszeit-Modelle sind flexibel, individuell und erfüllen die Erwartungen von Kunden, Mitarbeitern und des Betriebes.
4. Reserven schaffen: Sich auf kurzfristigen Bedarf und andere handelstypische Situationen vorbereiten. "Geben und nehmen" im Arbeits- und Freizeitsystem ist die Basis für Flexibilität in der Einsatzplanung.
5. PEP tagtäglich: Der informative Einsatzplan mit Soll-/Ist-Vergleich zur Erfolgskontrolle. Nur wer zeitnah - täglich oder wöchentlich - die Auswirkungen der Personaleinsatzplanung bewertet, kann PEP optimieren - Schritt 1 bis 5!