Rund 75 Prozent der Mitarbeiter in europäischen Unternehmen sind bemüht, weniger Papiermüll zu erzeugen. Die Mehrheit ist sich der Folgen für Umwelt sowie der Kosten bewusst und hat im persönlichen Bereich bereits damit begonnen, weniger Abfall zu erzeugen, ergibt eine Studie des US-Druckerherstellers Lexmark, bei der das Umweltbewusstsein und der Papierverbrauch im Büro von mehr als 2.800 Angestellten in Europa unter die Lupe genommen wurde.

Mehr als die Hälfte der Befragten ist überzeugt, dass im Unternehmen sehr viel überflüssige und teure Ausdrucke entstehen. Nur ein Viertel gibt an, für diese Entwicklung nicht mitverantwortlich zu sein. Die Studie zeigt außerdem, dass immerhin 20 Prozent der Mitarbeiter auch gar nicht wüssten, wie sie selber unnötige Ausdrucke vermeiden könnten. Insgesamt werden jährlich 696 Mrd. Seiten unnötig gedruckt, beruft sich Lexmark auf Zahlen von CAP Ventures.

Der typische Papierverschwender ist jung, männlich und sorglos, ergibt die Studie. Insgesamt drucken junge Mitarbeiter im Alter zwischen 18 und 34 Jahren deutlich mehr Seiten aus als Personen über 50 Jahren. Im europäischen Durchschnitt sind es über alle Altersgruppen 34 Seiten, von denen 17 Prozent überflüssig sind, heißt es weiter. Diese Verschwendung koste Unternehmen in Europa bei Kosten von einem Eurocent pro Schwarzweißseite mindestens 1,4 Mrd. Euro. Das entspricht laut den Angaben einer Energiemenge von 10 Mrd. KWh oder mehr als 655.000 Tonnen CO2.

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ genannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten.
Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.
Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.
Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 Level u. ä.
Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten.
Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.
Der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch können durch das Auffinden alter Dokumente kostenintensive Doppelentwicklungen vermieden werden.
Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch nur schwer vermittelbar.
Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kommen.
Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stellen die Fixkosten für Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training und für das „interne Marketing“ der Einführung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.
Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen können, sinkt mit steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.